Vài giác ngộ khi teamwork cùng đồng bọn
Ngày nãy ngày nay, có một dự án nọ thành công
Cách đây hơn tháng team TELOS mình có một dự án hay ho thú vị đủ để nâng tầm team và tạo ra một dấu mốc. Hiện tại thì chưa thể khoe nó ra được (dù team đang nôn muốn chết) vì những thỏa thuận bảo mật với khách hàng.
Điều đáng nói bên cạnh việc tạo ra một kết quả đáng hài lòng với tất cả các bên tham gia dự án, chúng mình rút ra được cho bản thân và đội ngũ thêm một số trải nghiệm và các đúc kết để tái sử dụng cho những dự án tiếp theo. Điều này đem lại lợi ích cho chính đội ngũ, như một mệnh đề “không có gì đáng bàn”. Đồng thời nó đem lại giá trị cho chính khách hàng vì gia tăng tốc độ, chất lượng dịch vụ và cả tạo nên sự dễ hiểu, dễ đánh giá cho chất lượng của sản phẩm nói riêng, cả quy trình thực hiện nói chung. Đó là thứ mà tụi mình sẽ đem ra mổ xẻ trong bài viết này.
Khái quát hóa và quy chuẩn mọi thứ về một số những lý thuyết tự thân là điều mình thích làm, giờ thì kết hợp thêm cả chuyện ghi chép lại, chia sẻ ra.
Đôi khi sau tất cả thì nó không phải điều gì quá mới mẻ, riêng biệt, chỉ là kiểu trải nghiệm nhiều người từng gặp qua, thứ lý thuyết được rút ra cũng đâu đó tồn tại sẵn trên đời và được bàn tới bàn lui chán chê rồi. Nhưng mình nghĩ chuyện học và nhận thức về các quy luật nó vừa là cái chung vừa là cái riêng, và cách mình cảm thấy thoải mái nhất, tự nhiên nhất và vận dụng được tốt nhất vẫn là dựa trên thực hành và khái quát lại.
Sau này sẽ viết một bài kỹ hơn về lối học này. Hứa hẹn sẽ chèn link vào đây =))
Cái mà mình thấy được thông qua dự án này tóm tắt lại nó là một phương pháp làm việc nhóm với những vai trò và những kiểu “tiên đề” để làm cái neo khi đứng giữa những lựa chọn, phân vân. Và mình chia sẻ nó ra như này:
Những vai trò làm nên một đội ngũ vững vàng
Tất nhiên có nhiều kiểu hình đội ngũ với cách thức phân chia công việc theo những chiều kích khác. Ở đây mình viết lại theo góc nhìn của mình và thống kê lại những trụ cột (mà ở đây sẽ là những vai trò thiết yếu, theo mình) để tạo hình nên một đội ngũ. Nhưng trước khi bước vào sẽ có một vài lưu ý để tránh ngộ nhận:
– Vai trò khác với thành viên. Một thành viên có thể đảm nhận nhiều vai trò, một vai trò cũng có thể được đảm nhận bởi nhiều thành viên.
– Mỗi vai trò có thể được gọi với nhiều tên gọi, nhiều danh từ và nhiều cách định nghĩa. Ở đây mình tìm những từ ngữ trung tính nhất để minh họa cho chuyện mọi vai trò đều có vị thế ngang nhau và bổ sung qua lại lẫn nhau chứ không có sự phân cấp bậc hay vị thế ở đây.
– Vai trò khác với chức vụ. Mỗi thành viên của tổ chức có thể có những loại chức vụ và cách gọi khác nhau, nhưng khi bước vào một dự án họ đảm nhận vai trò trong hệ kín của dự án, tự ngầm hiểu trong nội bộ dự án để làm tốt những đầu việc có liên quan.
Có 4 vai trò chính mà đội ngũ cần họ là Người nhìn đường, Người tổ chức, Người thực thi và Người đối ngoại. Rồi, chúng ta sẽ bắt đầu với…
1. Người nhìn đường (Visionary)
Ở một nơi nào khác, vị trí này sẽ có thể được gọi là “leader“, “director” hoặc những tên gọi được Việt Hóa như “lãnh đạo” “thủ lĩnh” “chỉ đạo“… Tất cả nhìn chung đều rất khái quát để miêu tả nên loại hoạt động và cách thức mà đối tượng này sẽ đóng góp vào một đội ngũ. Tuy nhiên do quá trình phát triển của từ ngữ và cách mọi người hình dung về vai trò, những từ ngữ trung tính trên dần tạo ra sự phân cấp trên – dưới. Để tránh cảm giác đó, mình chuyển sang gọi họ là “Người nhìn đường” để trả định nghĩa về một miền trung tính của ngôn ngữ.
Những phẩm chất của một người nhìn đường
Người nhìn đường là người có tầm nhìn về con đường dự án sẽ đi, những viễn cảnh dự án có thể gặp phải, những nhu cầu sẽ xuất hiện trong tương lai của dự án, kết quả đầu ra của dự án… và rất nhiều thứ khác nằm ở trước mắt. Người nhìn đường vì thế cần khả năng tiếp nhận những dữ liệu của hiện tại, vận dụng những kiến thức chuyên môn và cả những kinh nghiệm đến từ các dự án trước để đưa ra những dự báo (tất nhiên, càng chính xác càng tốt) về những thứ có thể và không thể xảy ra. Người nhìn đường sau đó sẽ phải đưa ra một giải pháp khả dĩ và những lý do thuyết phục để cả đội ngũ có thể theo đó mà đi. Mức độ rõ ràng của viễn cảnh được truyền đạt lại thông qua ngôn ngữ của Người nhìn đường sẽ quyết định con đường đội ngũ sắp phải đi là bằng phẳng hay gập ghềnh.
Chưa kết thúc ở đó, tại mỗi khúc quanh, góc khuất hoặc khi xuất hiện những cản trở nằm ngoài dự báo, Người nhìn đường lại tiếp tục đóng vai trò tổng hợp dữ liệu và thông tin, sau đó cung cấp nhanh chóng những giải pháp gấp gáp để đội ngũ xử lý tình huống trước mặt một cách gọn ghẽ, ít thiệt hại.
Vì những yêu cầu đó, Người nhìn đường thường là người đã có kinh nghiệm và khả năng khái quát hóa, nhìn được ra những kiểu hình mẫu mà dự án rơi vào để giảm bớt công sức và những thứ tai nạn có thể tránh được nếu thực hiện những biện pháp phòng ngừa. Người nhìn đường cũng cần có một thái độ bao quát, tránh sa đà vào chi tiết và những lối mòn ngắn hạn, dễ đưa team xa rời khỏi lối đi chính.
Nếu minh họa bằng một hình ảnh, Người nhìn đường cần có tầm mắt cao hơn so với tất cả mọi người còn lại, họ trông thấy những điểm bị che khuất bởi những tác vụ hiện tại.
Những câu hỏi Người nhìn đường hay tự hỏi:
– Chúng ta đang hướng đến điều gì? Phải làm sao để đạt được nó?
– Phương pháp nào có thể được áp dụng trong tình huống này?
– Những nguy cơ gì có thể xảy ra? Hạn chế ra sao? giải quyết thế nào?
– Những viễn cảnh sẽ xảy ra và tại sao? Làm sao để đến đó? Làm sao để tránh?
Trường hợp cụ thể là một dự án về thiết kế.
Người nhìn đường sẽ là một Art/Creative Director có những kiến thức tốt về chuyên môn thiết kế, mỹ thuật, hiểu biết và khả năng tìm hiểu về chân dung khách hàng và ngành hàng,… Bạn ấy sẽ đưa ra những quyết định về chuyện quá trình nghiên cứu thương hiệu diễn ra như thế nào, kết quả có được sẽ được dịch lại thành ngôn ngữ mỹ thuật ra sao, những phong cách thiết kế nào, yếu tố biểu tượng nào được phép đưa vào logo và hệ thống định vị thương hiệu,…
2. Người tổ chức (Organizer)
Các bạn sẽ dễ dàng bắt gặp vai trò này trong mọi hoạt động teamwork vì đối tượng này đảm nhận khá nhiều chức năng quan trọng. Họ có thể được gọi là “project manager”, “giám đốc dự án” hoặc “planner”. Nhiệm vụ chính yếu nhất của một Người tổ chức đó là kiểm soát những hoạt động của team để tránh mọi thứ đi trật đường ray, trễ hạn hoặc thất thoát tài nguyên.
Nếu Người nhìn đường chỉ ra một hướng đi, vạch ra một lối đi và kể cho cả đội ngũ nghe về cái thành quả ở đích đến, thì Người tổ chức phải dùng mọi nguồn lực đang có của tổ chức để đưa mọi người đi được đến đó. Người nhìn đường là một tài xế điều khiển chiếc xe đi đến nơi thì Người tổ chức phải kiểm soát lượng xăng, quyết định xem dùng xe loại gì và bao nhiều người có thể lên xe để đi cùng, nhiệm vụ của họ là gì, những thời điểm khác nhau thì họ phải xuất hiện để thực thi như kiểu công việc gì.
Những phẩm chất của người tổ chức
Người đóng vai trò tổ chức tất nhiên vẫn cần tầm nhìn và sự ước lượng về bức tranh chung. Nhưng góc nhìn họ đứng sẽ là dành nhiều sự chú tâm vào cho những vấn đề thực tế. Thay vì giống như Người nhìn đường nhìn về phía kết quả có thể đạt được nếu chúng ta đi đến cột mốc đó, thì việc của Người tổ chức tìm phương pháp để đi và các vấn đề có tác động then chốt chung quanh việc đó. Ta sẽ đi bằng xe? đi bộ? thuê đội ngũ bên ngoài đến chở ta đi? Người tổ chức phải cố làm sao để việc phân bổ nguyên liệu, tài nguyên và tạo ra cách tối ưu hóa lợi nhuận của dự án, cách nói dân dã là “liệu cơm gắp mắm” cho dự án.
Người tổ chức thì đương nhiên cần kĩ năng… tổ chức, mỗi người đều có kĩ năng này, chỉ là họ làm nó tốt đến đâu. Trong một dự án thì những người tham gia sẽ tự tổ chức lấy phần việc của mình, còn Người tổ chức thì xoay sở cho một cái đề bài rộng lớn, phổ quát hơn của chung. Cảm quan về việc tổ chức của người đó càng tốt họ sẽ càng dễ dàng hình dung được sự phân bổ nguồn lực thế nào là phù hợp, timeline cần có để phục vụ dự án phải dàn trải thế nào, các đầu việc khi nào phải cho ra output và những dự phòng về rủi ro chưa thấy được.
Những câu hỏi Người tổ chức hay tự hỏi:
– Ai sẽ làm gì? Khi nào thì phải xong?
– Thứ gì chúng ta làm được hoặc không thể làm được?
– Cần bao nhiêu thời gian để mọi thứ xong?
– Cần phải làm những gì để mọi thứ xong kịp lúc?
– Có cần những nguồn lực nào đến từ bên ngoài không?
Trường hợp cụ thể là một dự án về thiết kế.
Một bạn Planner đóng vai trò này. Bạn tiếp nhận các yêu cầu từ khách hàng và rồi phân tích nó thành các loại hình output, mỗi loại output lại được phân nhỏ thêm thành những sản phẩm cụ thể với quy mô và chất lượng rõ ràng. Rồi nó lại được phân xuống thành các đầu việc, giao lại cho những bên có chuyên môn, cùng nhau trao đổi để có thể đưa ra một cái khung về thời gian cho từ đầu việc, từng output và cho cả dự án. Rồi những rủi ro có thể xảy ra như trễ hạn, hụt nhân sự hay không thể làm được những đầu việc cụ thể đáp ứng yêu cầu, v.v, …, bạn đều phải bao quát và chuẩn bị.
Những thứ đó được quy ra thành giá trị và chi phí để có thể cân đong đo đếm, mang về cho dự án sự hợp lý và đạt được mục tiêu cụ thể
3. Người thực thi (Performer)
Người thực thi chính là nhân tố biến ý tưởng thành hiện thực, biến tầm nhìn thành kết quả và biến nguyên liệu thành sản phẩm. Trong tổ chức, họ là những người có chuyên môn để hiện thực hóa mọi thứ ra thành sản phẩm cuối cùng. Họ là lõi của quá trình sáng tạo. Mọi mô tả, diễn đạt hoặc chỉ đường,… đều hướng về phía họ để làm sao họ có thể biến những thông tin, ý tưởng đang tồn tại trong tưởng tượng của những người khác thành hiện thực. Dù là sản phẩm hay là một giải pháp, dự án cần gì thì họ sẽ phải dùng chính những thứ đặc thù ở bản thân (da phần là những kĩ năng chuyên môn) để tạo ra nó.
Dự án càng nhiều việc, càng phức tạp thì những Người thực thi càng phải làm nhiều hơn và đôi khi là phải có cả nhiều hơn số lượng Người thực thi để cùng làm và phối hợp với nhau.
Nếu Người nhìn đường chỉ ra đích đến, và Người tổ chức xoay sở được lối đi cũng như lo toan cho nguồn nguyên liệu để dự án đến được đó, thì Người thực thi họ chính là những người sẽ vác cả dự án đến cái đích đó thông qua những năng lực chuyên môn.
Những phẩm chất của người thực thi
Cái mà Người thực thi cần nhất đương nhiên sẽ là kĩ năng chuyên môn, khả năng tạo ra một sản phẩm mà người khác khó có thể làm được. Trong đội ngũ khi những người khác đang có tầm nhìn cao và xa, bao quát để cố gắng hình dung về bức tranh tổng thể, các câu chuyện rất xa về viễn cảnh, các trường hợp của tương lai, thì ở khía cạnh thực dụng, cần phải có những Người thực thi với năng lực chăm chú và tỉ mỉ để tạo ra một sản phẩm không tì vết, không lỗi, xứng đáng với yêu cầu và đạt được kì vọng của dự án.
Người thực thi tất nhiên có thể tự có kế hoạch hoặc kinh nghiệm trong thực thi chuyên môn và đóng góp vào quá trình lên kế hoạch cùng các vai trò khác. Tuy nhiên, có một điểm quan trọng hơn, đó là họ sẽ phải “gánh” dự án mà bước đi bằng cách bỏ công sức và tạo ra sản phẩm. Con đường mà Người nhìn đường đã thấy và Người tổ chức đã kì công vạch ra, chuẩn bị, Người thực thi sẽ chỉ có một quan tâm là làm sao để đưa cả dự án đi trên con đường đó một cách nhanh chóng, ổn định và về đích đúng kì hạn.
Có bất kì trục trặc hoặc vấn đề phát sinh thì ngay lập thức thông báo với cả đội ngũ để tìm cách xử lý, và lại tiếp tục chuyên tâm vào việc thực thi mọi thứ cho hiệu quả.
Những câu hỏi mà Người thực thi hay tự hỏi
– Dùng công cụ gì, phương pháp gì để làm ra sản phẩm này?
– Sản phẩm này đòi hỏi mức độ chất lượng ra sao? Mình có làm được nó không?
– Làm được sản phẩm đó thì tốn bao nhiêu tài nguyên, sức lực, thời gian?
– Mình cần cái gì để làm được sản phẩm mà Dự án yêu cầu?
Trường hợp cụ thể của Người thực thi trong một dự án thiết kế
Những Người thực thi trong một dự án thiết kế sẽ là những Designer và Họa sĩ vẽ minh họa với kĩ năng chuyên môn phù hợp.
Các bạn ấy nhận thông tin từ khách hàng. Tất nhiên những thông tin đó đã được gạn lọc và dịch lại thành những đề bài (brief) rõ ràng từ những vai trò khác trong đội ngũ và những mô tả cụ thể về sản phẩm cuối cùng mà dự án yêu cầu ở đầu ra. Các lồng ghép, kết hợp của hình họa cần có trong thiết kế cuôi cùng, các phong cách, các cách dùng màu sắc, các yêu cầu về quy chuẩn thiết kế,… mọi thứ được miêu tả với trí tưởng tượng của Người nhìn đường đủ để bạn Designer phát triển nó ra thành hiện thực.
Sau đó các bạn ấy tiếp tục làm việc với Người tổ chức (Planner hoặc Account) để sắp xếp thời gian, nguồn lực và tài nguyên cần thiết để làm việc đúng hạn. Các bạn phản hồi lại cho Người tổ chức về kế hoạch làm việc xem có hợp lý, khả thi hay không và cả các bên Thực thi khác để chắc chắn sản phẩm của bạn đạt được yêu cầu về chất lượng, độ khả dụng và cả thời gian cho việc bàn giao.
4. Người đối thoại (Communicator)
Người đối thoại hay Người giao tiếp là một chiếc cầu nối trung gian giữa bản thân dự án và các bên liên quan như khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, v.v,… Người đối thoại giúp những thông tin từ trong được truyền ra ngoài và từ ngoài được truyền vào các vai trò bên trong để thực hiện những nhiệm vụ của dự án một cách liền mạch.
Người nhìn đường ngó thấy kết quả ở xa xa phía kia, Người tổ chức thì lên kế hoạch cho chuyến đi, Người thực thi thì vác cả Dự án lên mà chạy. Vậy Người đối thoại chính là kẻ đi bắc những chiếc cầu – những chiếc cầu thông tin, cầu giao tiếp, cầu kết nối đối tác và dữ liệu.
Giữa các bên khác nhau có nhiều góc nhìn, chuyên môn, ngôn ngữ tư duy khác nhau. Người đối thoại là người giúp cho mọi thứ được diễn giải ra thật dễ hiểu và đúng với cách hiểu của người có nhiệm vụ cụ thể, để kết quả đầu ra luôn đạt đúng với kỳ vọng.
Những phẩm chất của Người đối thoại
Người đối thoại cần khả năng giao tiếp, hẳn là chuyện tối quan trọng. Tuy nhiên, kỹ năng giao tiếp ở đây còn phải là kỹ năng giao tiếp ở mức đa chiều, khái quát và nhìn nhận ra được cách biến mọi thứ thành những thông tin cốt lõi, cần thiết cho người tiếp nhận. Vì lẽ đó Người đối thoại cần am hiểu về những lĩnh vực mà mình đang tham gia, ít nhất là ở mức nắm bắt được khái niệm. Người đối thoại cần phải nói được nhiều hơn một ngôn ngữ – công cụ tư duy phù hợp với dự án.
Những Người đối thoại giỏi sẽ giúp cả dự án hiểu nhanh mong muốn, kỳ vọng của khách hàng để làm đúng và có giải pháp cực kì phù hợp. Đồng thời, họ cũng giúp thuyết phục được khách hàng về giải pháp mà đội ngũ đưa ra. Khi cần làm việc với đối tác, họ cũng sẽ biến những yêu cầu cụ thể của dự án ra thành thứ ngôn ngữ dễ hiểu để đối tác có thể cung cấp đúng nguyên liệu cần thiết để dự án mang về sử dụng.
Có một Người đối thoại giỏi, đội ngũ sẽ dễ dàng khai thông những cầu nối, xóa nhòa nhiều khoảng cách về giao tiếp, khác biệt và Dự án sẽ chạy mượt mà từ nơi bắt đầu đến đích đến.
Những câu hỏi Người đối thoại hay tự hỏi:
– Khách hàng/ Thành viên đội ngũ đang nói gì? Và ý nghĩa cốt lõi của điều đó là gì?
– Thông điệp gì có thể được rút ra từ những thông tin thô từ các bên?
– Dự án đang có yêu cầu gì và ta nên truyền đi thông tin gì?
– Bên kia hiểu mọi thứ như thế nào? Để kết quả đạt mong muốn, ta cần nói với họ theo cách nào?
– Những điểm khác biệt, góc nhìn khác nhau ở đây là gì? Làm sao để giải thích các bên cùng hiểu và xóa nhòa đi những khoảng cách do khác biệt?
Trường hợp cụ thể là một dự án về thiết kế.
Thông thường, một dự án thiết kế sẽ có các bạn Account. Những bạn này đóng vai trò là Người giao tiếp cho dự án. Bạn trò chuyện với khách hàng và thu gom những dữ liệu thô về. Bạn diễn dịch nó lại thành một thứ mà thành viên trong dự án có thể hiểu được và giao nó đến các đối tượng phù hợp.
Khi dự án đòi hỏi có sự tham gia của những nhân sự hay nguồn lực bên ngoài (Out-source) thì Account cũng lại là người bắc chiếc cầu để trao đổi và phân phối cho họ những thông tin đã được tổng hợp, chọn lọc lại bởi các vai trò khác trong đội ngũ.
Khi trình bày về dự án, về ý nghĩa của thiết kế đã được hiện thực hóa, Người làm account minh họa và dùng ngôn ngữ của khách hàng để giúp họ hiểu được kết quả này vì sao mà được tạo ra và sẽ đem lại cho khách hàng những gì.
Tóm lại là…
Một đội ngũ có bốn vai trò trụ cột:
Người nhìn đường giúp nhìn thấy và dẫn dắt cả đội ngũ đi về phía mục tiêu; Người tổ chức xoay sợ để mọi nguồn lực đều đáp ứng; Người thực thi biến những kế hoạch thành hiện thực; Và Người Giao tiếp bắt những cầu nối, truyền đi những thông điệp cho các bên liên quan như khách hàng, các thành viên, đối tác.
Những giá trị tồn tại và những tiên đề
Bên cạnh việc phân chia ra được những vai trò, khoanh vùng phạm vi hoạt động của họ, mình và team nghĩ rằng cũng nên có những nhìn nhận về đội ngũ và tạo ra một số “luật chơi” cơ bản cho đội ngũ. Việc này giúp giải quyết những thứ gây phân vân hay thiếu sự đồng thuận ngay khi bước vào một dự án như kiểu “ai nói ai nghe” hay “chúng ta có quyền hạn thế nào và phạm vi hoạt động ra sao”.
Những thành viên của tổ đội nắm được những tiên đề này thì họ có thể trả lời được một loạt những câu hỏi hay gặp, dễ trở thành thứ vật cản chủ quan. Sau khi xử lý xong những thứ đó rồi thì tất cả các cá nhân chỉ cần hướng sự tập trung vào các vấn đề chung của chính Dự án là được.
Ai cũng quan trọng, nhưng không phải là mọi vai trò đều “quan trọng như nhau”
Hẳn cũng dễ đoán nhỉ, mọi cá thể đều có vai trò và tầm quan trọng riêng, và nó phụ thuộc vào hoàn cảnh hoặc thời điểm của tình huống mà dự án đang đối mặt. Chúng ta sẽ không dùng chữ “như nhau” vì điều đó không đúng. Khi gặp những câu hỏi như “ai quan trọng hơn?” hoặc “mọi người đều như nhau đúng không?” thì, người ta nên có một hình dung rằng không ai là vượt lên trên một người khác trong một dự án cả, họ chỉ cáng đáng một nhóm việc khác và đóng vài trò then chốt hơn mà thôi.
Khi dự án đòi hỏi những người có tầm nhìn xa để giúp đường đi rõ ràng hơn, những người có bộ kĩ năng nhìn đường sẽ được chờ đợi. Dự án cần nhiều công bỏ ra để thực hiện trong thời gian ngắn, các nhiệm vụ cụ thể hoặc lặp đi lặp lại, một nhóm những Người thực thi lành nghề sẽ là đối tượng tối quan trọng.
Cứ vậy, mỗi cá thể đều đóng góp vừa vặn cho dự án và cho tập thể. Nếu cứ mãi tranh luận hoặc suy nghĩ về tầm quan trọng của nhau thì sẽ không tạo ra nhiều giá trị.
Đội ngũ không là một thực thể, nhưng nó nên là một khối trong những quyết định
Đôi khi chúng ta hay gặp vấn đề về việc đưa ra những yêu cầu, vì lồng ghép tính cá thể hoặc đề cao vai trò của mỗi cá nhân trong tập thể. Điều đó hay được biểu hiện ra khi ai đó cần phải đưa ra quyết định, và khi đó là lúc cần sự trợ giúp của “tiên đề” này.
Bạn Designer có nhu cầu biết được những thông tin về khách nhưng vẫn chưa có, thế là bạn ới lên, nhiệm vụ bây giờ là dành cho bạn leader của team đi lấy thông tin đó về. Bạn Designer nhẹ nhàng giao một chiếc task cho leader của mình đi lấy thông tin về cho bạn. Đó thực chất không phải là nhu cầu cá nhân của bạn ấy, mà nó là đòi hỏi của Dự án.
Khi có bất cứ khía cạnh nào cần thiết thì cá nhân đó lập tức lên tiếng, giao nhiệm vụ cho vai trò khác để họ mang về những công cụ, nguyên liệu cần thiết để cá nhân đó có thể thực hiện nhiệm vụ của mình. Nghĩ vậy nên trong đội ngũ của chúng mình, chuyện người thực thi giao task cho các leader là chuyện chả có gì phải lấy làm lạ cả.
Những nhu cầu của mỗi cá nhân trong dự án thực chất là nhu cầu của chính bản thân dự án để mọi thứ có thể vận hành trơn tru. Và thế nên cũng dẫn đến tiên đề tiếp theo…
Tiếng nói là tiếng nói của Đội ngũ, không nhìn người phát ngôn như một cá nhân tách biệt
Để dễ hình dung, hãy tưởng tượng khi khách hàng là một người quen và bạn muốn đưa ra một báo giá nhưng lại sợ mất lòng vì người đó có thể nghĩ là chi phí quá cao và bạn không nể tình bạn bè với người đó. Trong tình huống này đừng xem mình như một cá thể có mối liên hệ với người bạn kia, hãy biến mình trở thành một phần của Dự án. Khi đó bạn hãy nghĩ như cách một dự án nghĩ, và đưa ra quyết định phù hợp hoặc nhờ người có nhiệm vụ hỗ trợ bạn trong việc đưa ra chi phí cần thiết cho sự vận hành của dự án.
Khi chúng ta đang làm với tư cách của một đội ngũ thì mọi tiếng nói xuất hiện đều là tiếng nói của dự án và đội ngũ. Một Người đối thoại thông báo mức giá hoặc một Người thực thi các yêu cầu về nguyên liệu, thông tin từ khách hàng thì bạn ấy chỉ đang truyền đạt những nhu cầu mà dự án đưa ra mà thôi.
Tóm lại là…
Chúng ta có các tiên đề nên được dõi theo để làm Kim chỉ nam.
– Không có chuyện vai trò nào là quan trọng hơn, hay quan trọng ngang bằng nhau. Ở mỗi thời điểm, mỗi người trong tổ chức sẽ phải đảm đương một vị trí quan trọng
– Đội ngũ tuy không có hình tướng hay một nhân dạng, nhưng sự tồn tại của nó nên là một sự thống nhất
– Mọi thông điệp và yêu cầu được đưa ra sẽ nên là tiếng nói của tổ chức
Kết
Với việc hoạt động nhóm, chúng ta sẽ có nhiều cách để có thể tiếp cận và phối hợp để giải quyết vấn đề. Mỗi giải pháp đều có những lúc phù hợp và không, cũng đồng thời có những kiểu ưu – khuyết điểm khác nhau.
Với các phân bổ vai trò cũng như những luật định đặt ra như những tiên đề đã thật sự giúp team TELOS thực hiện những dự án của mình rất thành công và đạt hiệu suất tốt.
Bài viết này chính là sự tổng hợp và khái quát hóa những gì team đã gặp phải, ứng biến và rút ra, nhưng nó vẫn chưa dừng lại. Thứ đã được viết ra ở đây chưa phải là những sự “nhất thành bất biến” qua năm tháng. Sau này khi có gì đó nhận ra và cảm thấy cần thay đổi hay bổ sung, mình sẽ lại quay vào đây chỉnh sửa.
